تنمية بشريةقسم تنمية بشرية

تنظيم الوقت

تعريف ادارة الوقت و تنظيم الوقت

تعريف ادارة الوقت : هي عملية تنظيم وتخطيط وقتك و كيفية تقسيمه بين الأنشطة المختلفة . عملية تنظيم الوقت الجيدة تمكنك من العمل بذكاء أكثر وأقل وقت وأقل جهدا – ومع تنظيم الوقت تستطيع عمل الكثير من الأنشطة في وقت أقل ، حتى عندما يكون وقتك ضيق ومضغوط . الفشل في إدارة وقتك يقلل من الكفاءة في الأداء ويسبب الإجهاد.

عملية تنظيم الوقت : هي من اهم الأسباب لزيادة فرصة النجاح وانجاز كثير من المهام بوقت وجهد اقل ،وكثير من الأفراد يعانون من قلة الوقت ولايوجد وقت كافي لأنجاز المهام بالرغم اننا جميعا لدينا 24 ساعة يوميا ، لكن يستطيع كثير من الأفراد أنجاز مهام أكثر من الأخرين والسبب يرجع الي ادارة الوقت .

مهارات ادارة الوقت

تنظيم الوقت بشكل جيد يتطلب من الفرد التركيز والأهتمام بالنتائج التي يحصل عليها وليس التركيز علي الأنشطة او المهام التي يقوم بها , والمهارات المطلوبة لـ ادارة الوقت التي يجب توافرها هي :

  • تحديد الأولويات
  • التخطيط
  • التنظيم
  • التوجيه
  • المتابعة للخطط والأولويات

أهمية تنظيم الوقت

في عملية تنظيم الوقت يعود علي الفرد بكثير من الفوائد وهي كالأتي :

  1. زيادة الإنتاجية والكفاءة للفرد .
  2. سمعة مهنية أفضل للفرد في دائرة العمل .
  3. ضغط ومجهود اقل في اداء المهام وتقلص معدل التوتر .
  4. زيادة فرص التقدم للفرد .
  5. مزيد من الوقت لأداء او عمل شئ تحبه او تعلم شئ جديد .
  6. زيادة الفرص لتحقيق أهدافك في الحياة و أهدافك المهنية الهامة .
  7. زيادة الأعمال والمهام المنجزة في زمن قصير .
  8. الأحساس بالسعادة والتحكم والقوة والتفاؤل .
  9. الشعور بالطاقة الأيجابية والتخلص من الطاقة السلبية .
  10. يتمكن الفرد الناجح من ادارة وقته بفعالية وكفاءة عالية ، ويتوفر له مزيد من الوقت لمنحه الي العائلة وبذلك يستطيع خلق التوازن بين حياته الشخصية والعمل ، وقضاء وقت أكبر مع العائلة .
  11. يشعر الفرد بالفخر والأنجازات التي حققها ويكون منجزا .

إن الفشل في ادارة الوقت بفعالية يمكن أن يكون له بعض النتائج غير المرغوبة :

  1. عدم الأنتهاء من المهام الطلوبة وانتهاء الوقت المحدد للمهمة .
  2. جودة اقل في اداء المهام .
  3. سمعة مهنية سيئة في دائرة العمل .
  4. الشعور بالضغط والأجهاد .

فن ادارة الوقت

قبل الحديث عن فن ادارة الوقت لابد من معرفة بعض الحقائق عن الوقت فلو أفترضنا أن متوسط عمر الفرد 60 عام فإنّ الفرد يقضي  :

  • من اسبوع الي 8 أيام في ربط الأحذية .
  • 30 يوم في انتظار إشارات المرور .
  • 30 يوم منتظرا دورك عند الحلاق أو الكوافير .
  • 3 شهور او أكثر من 90 يوم في أستخدام فرشاة الأسنان .
  • يقضي الفرد 5 شهور في انتظار وسائل المواصلات .
  • 6 شهور داخل دورة المياة .
  • يقضي الفرد 4 سنوات في تناول الطعام .
  • 24 شهر في قراءة الكتب .
  • في النوم اكثر من 20 سنة .

حقائق عامة عن ادارة الوقت

  • فن ادارة الوقت لايعني تنفيز وانجاز الأعمال بصورة أسرع ، ولكن يعني تنفيذ المهام الهامة والصحيحة التي تخدم اهداف الفرد
  • من أشهر الأمثله عن الوقت : الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك .
  • تشير بعض الدراسات الهامة 70% من الوقت يهدر في مهام لا فائدة منها ، 15% من الوقت تهدر في المجاملات .
  • فن ادارة الوقت يعني قضاء ساعة من التخطيط يوفر لك مقدار عشر ساعات في التنفيذ .
  • الأستيقاظ من النوم متأخرا 15 دقيقة يسبب التأخر في الوصول الي العمل أكثر من ربع ساعة ويضعك تحت ضغط عصبي أثناء الوصول الي العمل ويسبب ارتباك اليوم بأكمله .
  • أكتساب مهارة تنظيم الوقت وادارته يحتاج من اسبوعين الي ثلاثة مع الأستمرار كأي مهارة جديدة .

فن ادارة الوقت وتقسيمه :

جميعا لدينا 24 ساعة في اليوم ، منهم من 6 الي 7 ساعات نوم يوميا ومن الأفضل تقسيم ساعات النوم علي مرحلتين من 4 الي 5 ساعات في الليل و ساعتين في النهار , ويتبقي لدينا 24 – 6 او 7 = 18 الي 17 ساعة في اليوم ، ونقتنص من هذة المدة وقت الطعام والشراب والأغتسال وهي 2 ساعة فيكون اجمالي الوقت المتبقي لديك لأنجاز المهام من 16 الي 15 ساعة .

كيفية تنظيم الوقت ؟

ثلاث نقاط هامة عن كيفية تنظيم الوقت :

(أ) تجهيز قائمة بالأعمال اليومية

من الخطوات الهامة لـ كيفية تنظيم الوقت هي تجهيز قائمة يومية وشهرية بالمهام التي تريد انجازها :

  1. كتابة جميع النشطة اليومية التي تريد تنفيذها وترتيبها حسب الأولوية .
  2. الربط والدمج بين الأنشطة المتشابهة والقريبة في التنفيذ .
  3. ثم اعداد قائمة بالمهام اليومية بعد ترتيبها من حيث الأولوية والدمج بين المهام المتشابهة .
  4. تحديد الوقت اللازم لكل مهمة .
  5. لا تستنفذ جميع الوقت بين المهام المطلوبة ، لكن يجب ترك وقت للطوارئ .
  6. تخصيص جزء من الوقت للراحة حتي لاتمل من الجدول الموضوع والمهام المطلوبة .
  7. وضع قائمة المهام قريبة منك حتي تتذكر دائما المهام المطلوبة منك .
  8. حاول أن تضع القائمة اليومية في نفس الوقت من كل يوم ، ولاتضع اكثر من قائمة .

(ب) التفويض

وايضا من الخطوات الهامة لـ كيفية تنظيم الوقت هي التفويض ببعض المهام  :

في بعض الأحوال يحتاج الفرد الي تفويض الأخرين بالقيام ببعض المهام عنه ، فمن الأمور التي يجب تفويضها هي الأمور الغير هامة وغير عاجلة وهي الأعمال البسيطة الروتينية والمهام الخاصة بالأوراق الحكومية التي لاتتطلب وجودك شخصيا ، وبعض المهام الصغيرة التي يمكنك تكليف الأخرين بتنفيذها بسهولة .

(ج) تنظيم مكان العمل

وايضا من الخطوات الهامة لـ كيفية تنظيم الوقت هي ترتيب وتنظيم مكان العمل :

  1. تنظيم الجيد لغرفة العمل يساعدك علي أنجاز المهام والشعور بالراحة اثناء العمل .
  2. حافظ علي ترتيب مكتبك وضع علي مكتبك ما تقوم به الأن ولا تملئه بالأوراق والأدوات  .
  3. الأضاءة الجيدة لمكان العمل .
  4. الحفاظ علي ترتيب الكتب والأوراق بشكل جيد حتي يسهل الوصول اليها ، وترتيب الأدوات في مكانها .
  5. الأهتمام بالمحافظة علي ترتيب سطح المكتب للكمبيوتر الخاص بك و ترتيب ملفاتك الهامة .

نبذة عن
تعريف ادارة الوقت ، كيفية تنظيم الوقت ، فن ادارة الوقت
عنوان المقال
تعريف ادارة الوقت ، كيفية تنظيم الوقت ، فن ادارة الوقت
الوصف
تعريف ادارة الوقت و اهمية ادارة الوقت من أهم العوامل لـ تنمية الموارد البشرية و التنمية البشرية ، فن ادارة الوقت ، مهارات ادارة الوقت ، كيفية تنظيم الوقت
اسم الناشر
كن ايجابيا
 
الوسوم

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

12 + 20 =

إغلاق